OTOBO ESM · Sector Educación Superior
OTOBO
Mientras la demanda de servicios crecía, esta institución de educación superior logró mejorar la experiencia de sus usuarios y aumentar su capacidad operativa sin incrementar los costos de su operación.
También podemos hacerlo en tu compañía. Descubre cómo lo hicimos sin licencias restrictivas, sin vendor lock-in, y con IA Generativa integrada.
A leap in quality in usability and performance
La mayoría de universidades y compañías enfrentan el mismo desafío: responder a una demanda creciente de servicios sin aumentar personal, licencias o costos operativos. Así es como algunas instituciones están resolviendo ese problema.
El semestre empieza.
El soporte colapsa.
Durante matrículas, inicio de clases y periodos de grado, la demanda de atención puede multiplicarse sin que el equipo tenga capacidad para responder al mismo ritmo.
Cada área trabaja por su cuenta.
Las solicitudes viajan entre correos, chats, hojas de cálculo y llamadas. Nadie tiene una visión completa del proceso y los usuarios terminan repitiendo la misma información varias veces.
Crecer no debería
costar más.
Muchas plataformas incrementan significativamente su costo cada vez que la institución necesita más agentes, más usuarios o más capacidad operativa.
El desgaste se vuelve
parte del trabajo.
Los equipos dedican gran parte de su tiempo a resolver tareas repetitivas mientras aumenta la presión por responder más rápido y con menos recursos
La respuesta existe. Encontrarla es el problema.
Información crítica distribuida en correos, carpetas, documentos y múltiples plataformas hace que resolver solicitudes tome más tiempo del necesario.
A leap in quality in usability and performance
Más de 7 instituciones de educación superior en Colombia utilizan OTOBO con Ayté para gestionar una demanda creciente de servicios sin aumentar la complejidad de su operación.
Hoy atienden miles de solicitudes cada semestre con mayor visibilidad, mejores tiempos de respuesta y una experiencia más consistente para sus comunidades académicas.
Universidad pública, +40.000 estudiantes
Bogotá · Cliente activo desde 2020 · TI + Registro académico
Universidad pública regional, +35.000 estudiantes
Medellín · Cliente activo · Mesa de servicios TI
Universidad privada
de alta
complejidad
Bogotá · Cliente activo
· ESM multi-área
Universidad privada confesional
Medellín · Cliente activo · TI y RRHH
Universidad privada metropolitana
Medellín · Cliente activo · Mesa de servicios TI
Y próximamente: primera universidad con el agente de IA SabioCX Vertia integrado a OTOBO en producción.
A leap in quality in usability and performance
Las universidades que están logrando hacer más con los mismos recursos tienen algo en común: dejaron de gestionar servicios por áreas y comenzaron a gestionarlos como una sola operación.
OTOBO permite centralizar la atención de solicitudes de Tecnología, Recursos Humanos, Registro Académico, Bienestar, Planta Física y cualquier otra área de servicio en una única plataforma.
El resultado es una operación más eficiente, con mayor trazabilidad, mejores tiempos de respuesta y la capacidad de escalar sin que los costos crezcan al mismo ritmo que la demanda.
Una sola plataforma para toda la universidad
Tecnología, RRHH, Bienestar, Registro Académico y Planta Física gestionan solicitudes desde un entorno unificado, eliminando silos y ofreciendo una experiencia consistente para toda la comunidad universitaria.
Enterprise Service Management (ESM) sin límites de área.
Diseñada para ser simple para los usuarios y poderosa para los equipos
Portal intuitivo para estudiantes, docentes y personal administrativo, junto con una consola moderna para los agentes de servicio.
Acceso 100% web, sin instalaciones locales complejas y disponible desde cualquier lugar.
Procesos alineados con las mejores prácticas globales
Estandariza la gestión de Incidentes, Cambios, Problemas y Configuración bajo un modelo alineado con ITIL®, facilitando la gobernanza y el cumplimiento de los niveles de servicio.
ITIL® y CMDB integrados desde el diseño.
Conectada con el ecosistema tecnológico de la universidad
Integra fácilmente sistemas académicos, LMS, ERP, plataformas de bienestar y otros servicios institucionales mediante APIs abiertas.
Además, cuenta con integración nativa con SabioCX Vertia, potenciando la automatización y las experiencias conversacionales impulsadas por IA.
Optimized Forms
En las plataformas SaaS de gestión de servicios con licenciamiento por agente, cada nuevo técnico de soporte que contratas suma un costo de licencia que puede oscilar entre USD $50 y USD $200 por agente al mes. Para una institución que gestiona 20, 50 o 100 agentes en múltiples áreas, ese modelo no escala: se convierte en un impuesto recurrente que compite con recursos académicos, becas e infraestructura.
OTOBO elimina esa restricción por diseño. El costo de propiedad total a 3 y 5 años es radicalmente diferente y en Ayté hacemos los cálculos con las cifras reales de tu institución.
El siguiente paso: resolver solicitudes antes de que se conviertan en tickets.
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Contact us and we will respond to you as soon as possible.
Respuestas inmediatas, 24/7: Estudiantes y colaboradores pueden resolver consultas frecuentes sobre trámites, reglamentos, servicios y procesos institucionales en cualquier momento y desde cualquier canal.
Menos tickets repetitivos, más tiempo para lo importante: SabioCX Vertia automatiza las consultas más frecuentes para que los equipos de soporte puedan enfocarse en solicitudes de mayor complejidad y valor.
Conocimiento institucional siempre disponible: El agente de IA aprende de documentos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento para entregar respuestas consistentes y alineadas con la información oficial de la institución.
Integrado de forma nativa con OTOBO: Cuando una solicitud requiere gestión o seguimiento, SabioCX Vertia puede crear, actualizar y consultar tickets directamente en OTOBO, manteniendo trazabilidad completa y una experiencia unificada para el usuario.
Una mejor experiencia para toda la comunidad universitaria: La combinación de OTOBO y SabioCX Vertia permite atender más solicitudes, reducir tiempos de respuesta y mejorar la satisfacción de estudiantes, docentes y colaboradores, sin aumentar proporcionalmente los recursos operativos.
La pregunta no es si las solicitudes van a seguir creciendo.
La pregunta es si tu operación está preparada para crecer con ellas.
Cada semestre trae más estudiantes, más servicios digitales y más expectativas de respuesta.
Las universidades que están liderando este cambio ya encontraron una forma de escalar sin aumentar proporcionalmente sus costos operativos.
Ahora es tu turno de descubrir qué tan lejos podría llegar tu institución
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